Электронный документ и его юридическая сила в Казахстане

Электронные документы упрощают документооборот внутри компании и за ее пределами. Однако их широкое распространение ограничивают требования законодательства и недоверчивое отношение сотрудников. Какими характеристиками обладает электронный документ, когда им можно заменить бумажный экземпляр и как обеспечить легитимность договорных и бухгалтерских документов в электронном виде? Ответим на вопросы в статье.

Легитимность электронного документа, заверенного электронной цифровой подписью (ЭЦП), подтверждает закон Республики Казахстан от  07.01.2003 г. № 370 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

Какими документами можно обмениваться в электронном виде?

Компании Казахстана используют электронный документооборот с государственными органами, контрагентами и персоналом. К цифровому обмену документами каждого вида (договорными, кадровыми, бухгалтерскими и т. д. ) могут предъявляться свои требования.

Договорные документы

Согласно ГК РК, заключить договор или дополнительное соглашение и передать его контрагенту можно с помощью электронного документооборота (ЭДО). Важно, чтобы документы были подписаны ЭЦП. Электронная подпись подтверждает личность подписанта и дает уверенность, что содержание документа не правилось после подписания.

Отправка электронного договора контрагенту из системы электронного документооборота через сервис ЭДО

Первичная бухгалтерская документация

Акты выполненных работ, счета-фактуры , сопроводительные накладные на товары могут предоставляться в электронном виде через Информационную систему электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ). Первичная документация в этом случае подписывается ЭЦП, чем и подтверждается ее легитимность. При проверке налоговыми органами компании имеют право не предоставлять такую первичку на бумажных носителях. Право регламентируется Законом от  21.12.2022 г. №  165-VII .

Кадровые документы

В цифру переведены многие кадровые документы, среди них:

• приказы;
• распоряжения;
• инструкции;
• правила;
• положения;
• графики сменности, вахт и отпусков.

Электронная документация удостоверяется ЭЦП, иначе она теряет свою юридическую силу. Сотрудники могут подписывать документы со стационарного компьютера или со смартфона. Для архивного хранения может понадобиться бумажный носитель.

С 2020 г. работодатели должны заключать цифровые трудовые договоры или регистрировать бумажные версии в единой системе учета трудовых договоров (ЕСУТД). Компании обязаны предоставлять данные о заключении или расторжении трудового договора на Портале трудовых ресурсов enbek.kz.

Легитимность использования кадрового электронного документа регулируется Трудовым кодексом РК и законом об ЭД.

Отчетность и электронные счета-фактуры

Налоговые декларации могут оформляться на цифровом носителе. Отчетность предоставляется в налоговую службу через систему обработки налоговой отчетности (СОНО).

Электронный документооборот с госорганами и судами

Для переписки юридических лиц с государственными органами РК и национальными компаниями используется Единая система электронного документооборота (ЕСЭДО). Все госорганы РК подключены к ЕСЭДО и принимают электронные письма. Для удобства компании могут интегрировать систему электронного документооборота с ЕСЭДО и вести переписку с госорганами из интерфейса СЭД.

Отправка исходящего письма в акимат из СЭД через ЕСЭДО

Для чего нужны электронные документы?

Преимущества ЭДО говорят за себя. Крупному бизнесу электронные документы помогают снизить расходы, если объем внешней корреспонденции больше нескольких сотен документов ежемесячно. Быстрый обмен документами в этом случае напрямую влияет на скорость сделок. Бумажные документы легко потерять, сложно найти и труднее предоставить в надзорные организации. Все это сказывается на издержках компаний на документооборот. Малым и средним компаниям ЭДО помогает в разы ускорить исполнение договоров.

ПО для обмена электронными документами

Чтобы автоматизировать обмен документами внутри компании, используется система электронного документооборота. ПО оптимизирует работу с документами и помогает организовать оперативный и долговременный архивы для их хранения.

Для внешнего документооборота компании подключаются к сервисам обмена с контрагентами. Сервисы отвечают за шифрование данных, отслеживают отправку и доставку электронных документов, сохраняют информацию о манипуляциях с документом.

«Электронные документы — это быстро и удобно. Их легче оформлять, согласовывать с рецензентами и передавать бизнес-партнерам или предоставлять в контролирующие органы. Поэтому организации все чаще цифровизируют документооборот с помощью специального ПО. Система управления цифровыми процессами и документами QDoc решает все задачи ЭДО: от создания и согласования документов до их отправки контрагентам и долговременного хранения с учетом требований законодательства».

Алмазбек Асанкожоев, управляющий партнер QDoc.