Қазақстандағы электрондық құжат айналымы жүйесі

Компаниядағы кез келген бизнес-процестер құжаттарды жасаумен бірге жүреді. Еңбек шартынан жұмыстан кету туралы өтінішке дейін, шот-фактурадан орындалған жұмыстар туралы актқа дейін, коммерциялық ұсыныстан жеткізу жазбаларына дейін мазмұн барлық қызметте бар. Бизнестің өсуімен қызметкерлер құжаттарды, олардың ағымдағы нұсқаларын және оларға жауапты адамдарды іздеуге көбірек уақыт жұмсауға мәжбүр. Электрондық құжат айналымы жүйесі (ЭҚАЖ) бұл процестерді автоматтандыруға көмектеседі.

Электрондық құжат айналымы жүйесі құрылған сәттен бастап оның функционалдық мүмкіндіктері айтарлықтай кеңейді. Кеңес кеңістігінде ЭҚАЖ-ның алғашқы прототиптері 1980 жылдары пайда болды. Одан кейін бағдарламалық қамтамасыз ету мемлекеттік басқаруда, КОКП Орталық Комитетінде қолданылып, тек хатшыға ғана арналған. ЭҚАЖ көмегімен қызметкер хат-хабар журналдарына ақпаратты енгізді, есептерді дайындады, тіркеу және бақылау карталарын толтырды.

Егеменді Қазақстанда ЭҚАЖ-ні дамыту «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» № 370-II Заңымен қолдау тапты, бұл ақпараттық-коммуникациялық технологияларды құру үшін қолданылатын қызметтің кез келген саласында «электрондық құжаттарды пайдалануға, деректерді өңдеуге, сақтау және беруге мүмкіндік берді».

Бастапқыда электрондық құжат айналымы жүйесі құжаттарды іздеуге және олардың жіктелуіне баса назар аудара отырып, кеңсені автоматтандыру құралы ретінде қарастырылды. Заманауи ЭҚАЖ сандық құжаттар мен бизнес-процестерді басқаруға арналған көп функционалды өнім болып табылады. Бүгінгі таңда жүйелер қазақстандық компаниялардың цифрлық трансформациясында маңызды рөл атқарады, оған «Цифрлық Қазақстан» ұлттық бағдарламасы қолдау көрсетеді.

ЭҚАЖ және ECM — айырмашылық бар ма?

EDMS жиі ECM жүйесімен салыстырылады. Бұл ұғымдардың айырмашылығы неде?

ECM (Enterprise content management) – корпоративтік мазмұнды басқаруға арналған бағдарламалық қамтамасыз ету, оның көмегімен компанияда бірыңғай ақпараттық орта құрылады. Дәстүрлі түрде ECM жүйесінің функционалдығы ЭҚАЖ мүмкіндіктеріне қарағанда кеңірек деп саналады.

Электрондық құжат айналымы жүйесіндегі жұмыс құрылымдық құжаттың айналасында құрылады, ал ECM барлық мазмұнды (хат алмасу, бейне, аудио файлдар, каталог жазбалары, құжаттар) басқаруды оңтайландырады. ECM функцияларына келесілер жатады:

• мазмұны бойынша бірлескен жұмыс;
• құжаттарға қол жеткізуді бақылау;
• процесті басқару.

Бүгінгі таңда ЭҚАЖ көбінесе ECM жүйесінің барлық фнукционалдығын қамтиды. Сондықтан ұғымдар арасындағы айырмашылық жоқ деуге де болады.

ЭҚАЖ-ны қолданудың артықшылықтары

Кәсіпорынға электрондық құжат айналымы жүйесі қашан қажет? Орындалмаған тапсырмалар көлемінің өсуі, құжаттарды баяу бекіту және олардың үнемі жоғалуы, менеджерлердің жұмыс жүктемесінің жоғарылауы бар жағдайда бағдарламалық жасақтаманы сатып алу туралы ойлану керек.

Құжат айналымы жүйесін енгізу келесі процестерді айтарлықтай өзгертеді:

• мазмұнмен жұмыс істеу үшін еңбек сыйымдылығы төмендейді;
• өнімділік тәртібі жақсарады. Менеджерлер ыңғайлы режимде тапсырмалардың орындалуын басқара алады;
• бизнес-процестердің ашықтығы артады: жұмыстың ағымдағы жағдайы және уақыт шеңберіне сәйкестігі туралы ақпарат әрқашан ЭҚАЖ-да болады.;
• ақпараттың құпиялылығы қамтамасыз етіледі. Функциялар мазмұнды қорғауға көмектеседі: қол жеткізу құқықтарын орнату, құжаттармен әрекеттер тарихын сақтау және құжаттарды шифрлау;
• құжаттарды оңай және жылдам іздеу, корпоративтік ақпаратпен танысудың ыңғайлы жүйесі есебінен жаңа қызметкерлердің бейімделу жылдамдығы артады;
• Бәсекеге қабілеттілік артады: процесті оңтайландыру тұтынушылармен өзара әрекеттесуді тездетеді, бұл компанияның нарықтағы орнын нығайтады.

Қазақстандағы ЭҚАЖ-ның даму тенденциялары

Қазақстандағы құжат айналымы жүйесі нарығы көптеген ойыншылармен ұсынылған. Ең танымал өнімдер: Documentolog, Elma, TEZIS, QDoc, Almexoft, 1C: Workflow.

Әртүрлі әзірлеушілердің бағдарламалық жасақтамасының функционалдығы айтарлықтай өзгереді. Кейбір жүйелердің мүмкіндіктері кеңсені автоматтандыруға және электрондық құжат айналымы қызметтерімен біріктіруге дейін төмендейді. Басқалары әртүрлі типтегі құжаттармен жұмыстың толық циклін цифрландыруға арналған дайын шешімдерді қамтиды (кадрлар, жобалау, есеп және т.б.).

Жүйелердің құрылымы тұтынушылардың сұраныстарына байланысты өзгереді. Тұтынушылар арасында өзін-өзі конфигурациялайтын бағдарламалық құралға сұраныс артып келеді. Компаниялар үшін бағдарламашының көмегіне жүгінбей-ақ жүйедегі бизнес-процестердің схемаларын реттеу тиімді. Клиенттердің назарын күнделікті операциялардың күрделілігін төмендететін жасанды интеллект технологиялары көбірек тартады.

Классикалық ЭҚАЖ бұл сұраныстарды қанағаттандыра алмайды. Сондықтан әзірлеушілер бағдарламалық жасақтамаға мыналарды қосады:

• no-code- және low-code- жүйелерді бизнес қажеттіліктеріне бейімдеуге арналған құралдар;
• кәдімгі мәтін мен ақпаратты өңдеуге арналған интеллектуалды қызметтер.

Жақын арада Қазақстандағы ЭҚАЖ осы салаларда дамитын болады. Ал кейбір бағдарламалық жасақтама бұл құралдарды қамтиды.