Рус

Закажите демонстрацию системы QDoc

Байланыс деректеріңізді қалдырыңыз, біз сізге хабарласамыз

Leave your contact details and we will get back to you

Появились вопросы?

Сұрақтарыңыз бар ма?

Do you have any questions?

Задайте их в форме ниже, и мы ответим вам

Контактілеріңізді қалдырыңыз, біз сізге қайта қоңырау шаламыз

Leave your contact details and we will call you back

18.08.2023

#сэд

Система электронного документооборота в Казахстане

Любые бизнес-процессы в компании сопровождаются созданием документов. От трудового договора до заявления на увольнение, от счета на оплату до акта выполненных работ, от коммерческого предложения до товарных накладных — контент присутствует во всех видах деятельности. С ростом бизнеса сотрудникам приходится тратить все больше времени на поиск документов, их актуальных версий и ответственных по ним. Автоматизировать эти процессы поможет система электронного документооборота (СЭД).

СЭД — это программное обеспечение, которое выстраивает эффективную работу при всех процедурах с электронными документами: создании, редактировании, поиске, хранении и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

C момента создания системы электронного документооборота ее функциональность значительно расширилась. На советском пространстве первые прототипы СЭД появились в 1980-х годах. Тогда ПО применялось в госуправлении, в Центральном комитете КПСС, и предназначалось только для секретаря-делопроизводителя. С помощью СЭД сотрудник вносил информацию в журналы корреспонденции, готовил отчеты, заполнял регистрационно-контрольные карточки.

В суверенном Казахстане развитие СЭД подкрепилось законом № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», который разрешил использование «электронных документов в любых сферах деятельности, где применяются информационно-коммуникационные технологии для создания, обработки, хранения и передачи данных».

Первоначально система электронного документооборота рассматривалась как инструмент для автоматизации делопроизводства с упором на поиск документов и их классификацию. Современная СЭД — многофункциональный продукт для управления цифровыми документами и бизнес-процессами. Сегодня системы играют важную роль в цифровой трансформации казахстанских компаний, которая поддерживается национальной программой «Цифровой Казахстан».

 
 

QDoc переводит в электронный вид любой контент
и связанные с ним процессы.
Узнайте больше о возможностях системы для вашей компании.

 
 

СЭД и ECM — есть ли разница?

Часто СЭД сравнивают с ECM-системой. В чем различия между этими понятиями?

ECM (Enterprise content management) — ПО для управления корпоративным контентом, с помощью которого в компании создается единая информационная среда. Традиционно считается, что функциональность ЕСМ-системы шире возможностей СЭД.

Работа в системе электронного документооборота строится вокруг структурированного документа, в то время как ECM оптимизирует управление всем контентом (корреспонденцией, видео, аудиофайлами, записями справочников, документами). К отличительным функциям ECM принято относить:

  • совместную работу над контентом;
  • контроль доступа к документам;
  • управление процессами.

Сегодня СЭД нередко включает весь функционал ECM-системы. Поэтому разница между понятиями размывается.

Преимущества использования СЭД

Когда компании нужна система электронного документооборота? О покупке ПО стоит задуматься при растущем объеме невыполненных задач, медленном согласовании документов и их регулярной утере, повышенной загрузке руководителей.

Внедрение системы документооборота существенно изменит процессы:

  • сократится трудоемкость на работу с контентом;
  • улучшится исполнительская дисциплина. Руководители в удобном режиме смогут контролировать выполнение задач;
  • повысится прозрачность бизнес-процессов: в СЭД всегда под рукой информация об актуальном статусе работ и соблюдении временных рамок;
  • будет обеспечена конфиденциальность информации. Защитить контент помогут функции: настройка прав доступа, сохранение истории действий с документами и шифрование документов;
  • увеличится скорость адаптации новых сотрудников благодаря легкому и быстрому поиску документов, удобной системе ознакомления с корпоративной информацией;
  • вырастет конкурентоспособность: оптимизация процессов ускорит взаимодействие с клиентами, что укрепит позицию компании на рынке.

Тенденции развития СЭД в Казахстане

Рынок систем документооборота в Казахстане представлен множеством игроков. Наиболее известные продукты: Documentolog, Elma, ТЕЗИС, QDoc, Almexoft, 1С: Документооборот.

Функциональность ПО от разных разработчиков сильно варьируется. Возможности некоторых систем сводятся к автоматизации делопроизводства и интеграции с сервисами электронного документооборота. Другие содержат готовые решения для цифровизации полного цикла работы с документами разного вида (кадровыми, проектными, бухгалтерскими и т. д.).

Структура систем меняется в ответ на запросы клиентов. Среди заказчиков растет спрос на возможности самостоятельной настройки ПО. Компаниям выгодно корректировать схемы бизнес-процессов в системе, не прибегая к помощи программиста. Все чаще внимание клиентов привлекают технологии искусственного интеллекта, которые сокращают трудоемкость рутинных операций.

Классические СЭД не смогут удовлетворить этим запросам. Поэтому разработчики добавляют в ПО:

  • no-code- и low-code-инструменты для адаптации систем под потребности бизнеса;
  • интеллектуальные сервисы для рутинной обработки текстовой информации.

В ближайшее время СЭД в Казахстане будут развиваться в этих направлениях. А некоторое ПО уже сейчас включает указанные инструменты.

«Выбор системы документооборота — непростая задача. У каждой компании свои требования к продукту, своя стратегия цифровизации. Но такие критерии, как безопасность, адаптация к задачам бизнеса, возможность выбора оптимального варианта поставки (On-Premise, SaaS) остаются одними из первостепенных. QDoc полностью соответствует этим требованиям и предлагает компаниям более 30 готовых решений для цифровизации бизнес-процессов, а также встроенные интеллектуальные механизмы».

Артем Игнатович, CEO ESM System, компании-разработчика QDoc.

Планируете внедрять систему электронного документооборота?

Узнайте, чем будут полезны решения QDoc вашей компании! Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в течение рабочего дня — определим ваши интересы и подготовим индивидуальную презентацию.

 
1