Система электронного документооборота в Казахстане

Любые бизнес-процессы в компании сопровождаются созданием документов. От трудового договора до заявления на увольнение, от счета на оплату до акта выполненных работ, от коммерческого предложения до товарных накладных — контент присутствует во всех видах деятельности. С ростом бизнеса сотрудникам приходится тратить все больше времени на поиск документов, их актуальных версий и ответственных по ним. Автоматизировать эти процессы поможет система электронного документооборота (СЭД).

C момента создания системы электронного документооборота ее функциональность значительно расширилась. На советском пространстве первые прототипы СЭД появились в 1980-х годах. Тогда ПО применялось в госуправлении, в Центральном комитете КПСС, и предназначалось только для секретаря-делопроизводителя. С помощью СЭД сотрудник вносил информацию в журналы корреспонденции, готовил отчеты, заполнял регистрационно-контрольные карточки.

В суверенном Казахстане развитие СЭД подкрепилось законом № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», который разрешил использование «электронных документов в любых сферах деятельности, где применяются информационно-коммуникационные технологии для создания, обработки, хранения и передачи данных».

Первоначально система электронного документооборота рассматривалась как инструмент для автоматизации делопроизводства с упором на поиск документов и их классификацию. Современная СЭД — многофункциональный продукт для управления цифровыми документами и бизнес-процессами. Сегодня системы играют важную роль в цифровой трансформации казахстанских компаний, которая поддерживается национальной программой «Цифровой Казахстан».

СЭД и ECM — есть ли разница?

Часто СЭД сравнивают с ECM-системой. В чем различия между этими понятиями?

ECM (Enterprise content management) — ПО для управления корпоративным контентом, с помощью которого в компании создается единая информационная среда. Традиционно считается, что функциональность ЕСМ-системы шире возможностей СЭД.

Работа в системе электронного документооборота строится вокруг структурированного документа, в то время как ECM оптимизирует управление всем контентом (корреспонденцией, видео, аудиофайлами, записями справочников, документами). К отличительным функциям ECM принято относить:

• совместную работу над контентом;
• контроль доступа к документам;
• управление процессами.

Сегодня СЭД нередко включает весь функционал ECM-системы. Поэтому разница между понятиями размывается.

Преимущества использования СЭД

Когда компании нужна система электронного документооборота? О покупке ПО стоит задуматься при растущем объеме невыполненных задач, медленном согласовании документов и их регулярной утере, повышенной загрузке руководителей.

Внедрение системы документооборота существенно изменит процессы:

• сократится трудоемкость на работу с контентом;
• улучшится исполнительская дисциплина. Руководители в удобном режиме смогут контролировать выполнение задач;
• повысится прозрачность бизнес-процессов: в СЭД всегда под рукой информация об актуальном статусе работ и соблюдении временных рамок;
• будет обеспечена конфиденциальность информации. Защитить контент помогут функции: настройка прав доступа, сохранение истории действий с документами и шифрование документов;
• увеличится скорость адаптации новых сотрудников благодаря легкому и быстрому поиску документов, удобной системе ознакомления с корпоративной информацией;
• вырастет конкурентоспособность: оптимизация процессов ускорит взаимодействие с клиентами, что укрепит позицию компании на рынке.

Тенденции развития СЭД в Казахстане

Рынок систем документооборота в Казахстане представлен множеством игроков. Наиболее известные продукты: Documentolog, Elma, ТЕЗИС, QDoc, Almexoft, 1С: Документооборот.

Функциональность ПО от разных разработчиков сильно варьируется. Возможности некоторых систем сводятся к автоматизации делопроизводства и интеграции с сервисами электронного документооборота. Другие содержат готовые решения для цифровизации полного цикла работы с документами разного вида (кадровыми, проектными, бухгалтерскими и т. д.).

Структура систем меняется в ответ на запросы клиентов. Среди заказчиков растет спрос на возможности самостоятельной настройки ПО. Компаниям выгодно корректировать схемы бизнес-процессов в системе, не прибегая к помощи программиста. Все чаще внимание клиентов привлекают технологии искусственного интеллекта, которые сокращают трудоемкость рутинных операций.

Классические СЭД не смогут удовлетворить этим запросам. Поэтому разработчики добавляют в ПО:

• no-code- и low-code-инструменты для адаптации систем под потребности бизнеса;
• интеллектуальные сервисы для рутинной обработки текстовой информации.

В ближайшее время СЭД в Казахстане будут развиваться в этих направлениях. А некоторое ПО уже сейчас включает указанные инструменты.