Электрондық құжат және оның Қазақстандағы заңдық күші

Электрондық құжаттар компания ішінде және одан тыс жерлерде құжат айналымын жеңілдетеді. Алайда олардың кең таралуы заң талаптары мен қызметкерлердің сенімсіздігімен шектеледі. Электрондық құжат қандай сипаттамаларға ие, қағаз түріндегі құжатты электрондық құжатқа қашан ауыстыруға болады және келісім-шарттық және бухгалтерлік құжаттардың электронды түрде заңдылығын қалай қамтамасыз етуге болады? Мақалада осы сұрақтарға жауап берейік.

Электрондық цифрлық қолтаңбамен (ЭЦҚ) куәландырылған электрондық құжат туралы «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Қазақстан Республикасының 07.01.2003 жылғы № 370 заңы растайды.

Электрондық түрде қандай құжаттарды алмастыруға болады?

Қазақстан компаниялары мемлекеттік органдармен, контрагенттермен және ұжыммен электрондық құжат айналымын пайдаланады. Әр түрдегі құжаттармен (келісім-шарттық, кадрлық, бухгалтерлік және т.б.) цифрлық алмасуға өз талаптары қойылуы мүмкін.

Келісім-шарттық құжаттар

ҚР Азаматтық кодексіне сәйкес келісім-шарт немесе қосымша келісім жасасуға және оны контрагентке электрондық құжат айналымының (ЭҚА) көмегімен беруге болады. Құжаттарға ЭЦҚ-мен қол қойылуы маңызды. Электрондық қолтаңба қол қоюшының жеке басын растайды және қол қойылғаннан кейін құжаттың мазмұны өзгермегендігіне сенімділік береді.

ЭҚА сервисі арқылы электрондық құжат айналымы жүйесінен контрагентке электрондық келісім-шартты жіберу

Бастапқы бухгалтерлік құжаттама

Орындалған жұмыстардың актілері, шот-фактуралар, тауарларға ілеспе жүкқұжаттар электрондық шот-фактуралардың ақпараттық жүйесі (ЭШФ АЖ) арқылы электрондық түрде берілуі мүмкін. Бұл жағдайда бастапқы құжаттамаға ЭЦҚ-мен қол қойылады, бұл оның заңдылығын растайды. Салық органдары тексерген кезде компаниялар осы құжаттардың қағаз түріндегі нұсқасын ұсынбауға құқығы бар. Құқық 21.12.2022 ж. № 165-VII заңмен сақталады.

Кадрлық құжаттар

Көптеген Кадрлық құжаттар санға аударылды, олардың ішінде:

• бұйрықтар;
• өкімдер;
• нұсқаулықтар;
• ережелер;
• ауысым, вахталар және демалыс кестелері.

Электрондық құжаттама ЭЦҚ-мен куәландырылады, ЭЦҚ болмаса ол өзінің заңды күшін жоғалтады. Қызметкерлер стационарлық компьютерден немесе смартфоннан құжаттарға қол қоя алады. Мұрағаттық сақтау үшін сізге қағаз тасығыш қажет болуы мүмкін.

2020 жылдан бастап жұмыс берушілер цифрлық еңбек шарттарын жасасуы немесе қағаз нұсқаларын еңбек шарттарын есепке алудың бірыңғай жүйесінде тіркеуі тиіс. Компаниялар еңбек ресурстары порталында еңбек шартын жасасу немесе бұзу туралы деректерді ұсынуға міндетті enbek.kz.

Кадрлық электрондық құжатты пайдаланудың заңдылығы ҚР Еңбек кодексімен және ЭҚА туралы Заңмен реттеледі.

Есептілік және электрондық шот-фактуралар

Салық декларациялары цифрлық тасымалдағышта ресімделуі мүмкін. Есептілік салық қызметіне салық есептілігін өңдеу жүйесі арқылы беріледі.

Мемлекеттік органдар және соттармен электрондық құжат айналымы

Заңды тұлғалардың ҚР мемлекеттік органдарымен және ұлттық компаниялармен хат алмасуы үшін электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі (ЭҚАБЖ) пайдаланылады. ҚР барлық мемлекеттік органдары ЭҚАБЖ-ға қосылған және электрондық хаттарды қабылдайды. Ыңғайлы болу үшін компаниялар электрондық құжат айналымы жүйесін ЭҚАБЖ-мен біріктіре алады және ЭҚАЖ интерфейсінен мемлекеттік органдармен хат алмасуды жүргізе алады.

ЭҚАБЖ арқылы ЭҚАЖ-дан әкімдікке Шығыс хатты жіберу

Электрондық құжаттар не үшін қажет?

ЭҚА-ның артықшылықтары жеткілікті. Егер сырттан хаттар ай сайын жүзден астам келетін болса, ірі бизнеске электрондық құжаттар шығындарды азайтуға көмектеседі. Бұл жағдайда құжаттардың жылдам алмасуы сауда жылдамдығына тікелей әсер етеді. Қағаз құжаттарын жоғалту оңай, табу қиын және қадағалау ұйымдарына ұсыну қиынырақ. Мұның бәрі компаниялардың құжат айналымына шығындарына әсер етеді. Шағын және орта компанияларға бұл шарттардың орындалуын бірнеше есе жеделдетуге көмектеседі.

Электрондық құжаттармен алмасу үшін БҚ (бағдарламалық құрал)

Компания ішіндегі құжаттармен алмасуды автоматтандыру үшін электрондық құжат айналымы жүйесі қолданылады. БҚ құжаттармен жұмысты оңтайландырады және оларды сақтау үшін жедел және ұзақ мерзімді мұрағаттарды ұйымдастыруға көмектеседі.

Сыртқы құжат айналымы үшін компаниялар контрагенттермен алмасу қызметтеріне қосылады. Қызметтер деректерді шифрлауға жауап береді, электрондық құжаттардың жіберілуін және жеткізілуін қадағалайды, құжатты манипуляциялау туралы ақпаратты сақтайды.

«Электрондық құжаттар тез және ыңғайлы. Оларды рәсімдеу, рецензенттермен келісу және бизнес-серіктестерге беру немесе бақылаушы органдарға ұсыну оңай. Сондықтан, ұйымдар арнайы бағдарламалық жасақтаманың көмегімен құжатталған. QDoc цифрлық үдерістер мен құжаттарды басқару жүйесі ЭҚА-ның барлық міндеттерін шешеді: құжаттарды құру мен келісім беруден бастап оларды контрагенттерге жіберуге дейін және заң талаптарын ескере отырып, ұзақ мерзімді келісімге дейін».

Алмазбек Асанкожоев, QDoc басқарушы серіктесі.