Делопроизводство

Быстрая регистрация документов

Корреспонденция поступает в организацию разными способами: по email, с курьером или через сервис электронного документооборота. В системе легко зарегистрировать входящие документы из любого источника.

При регистрации сотруднику не нужно вводить данные в карточки документов — искусственный интеллект сделает это за него: классифицирует корреспонденцию, занесет информацию об отправителе и получателе.

Работнику канцелярии останется верифицировать правильность и содержание внесенных данных. QDoc упростит задачу: выделит цветом информацию, которая может оказаться некорректной.

За пару кликов делопроизводитель может поправить последовательность и расположение страниц в комплекте, выделить приложения в отдельные документы или объединять их.

Регистрация документа после проверки комплекта займет несколько секунд. Система присвоит документу регистрационный номер в подходящем компании формате.

Рассмотрение документов и виртуальные помощники

С QDoc все процессы, связанные с документом, становятся цифровыми.

Зарегистрированный документ отправляется на рассмотрение руководителю в виде задания. Ознакомиться с содержанием можно:

• в текстовом редакторе локально (например, в Microsoft Word), если установлено приложение QDoc;
• в онлайн-редакторе при настроенной интеграции с ONLYOFFICE и Р7-Офис;
• в окне предпросмотра.

Руководитель может делегировать рассмотрение документа другому сотруднику. Для этого в QDoc есть роль помощника. Ответственный готовит проект резолюции — черновой вариант решения по входящему документу — и отправляет его на утверждение. Кроме того, формирование проекта резолюции можно передать ИИ-сервисам. На основе предыдущих поручений искусственный интеллект предложит исполнителя по документу, подготовит текст резолюции и укажет сроки исполнения.

По сформированной резолюции QDoc подготовит поручения, с помощью которых руководитель сможет отслеживать ход исполнения и проделанные шаги.

В делопроизводстве важно учитывать нормативные требования к срокам. Соблюдать их помогут списки поручений, виджеты и отчеты. Если ответственный не успевает к указанной дате, он отправляет запрос на продление сроков или переадресовывает поручение коллеге. Когда задание будет выполнено, QDoc уведомит руководителя и инициатора поручения.

Работа с исходящими документами

Создавать документы в QDoc — быстро и удобно. Для этого есть шаблоны с утвержденной в компании типовой формой. Данные из системы, например, регистрационный номер и дата, автоматически подтянутся в содержимое документов. Далее документ отправляется на согласование по типовому маршруту по правилам организации. Бизнес-процесс легко адаптируется под требования компании без необходимости программирования.

Обмениваться документами с контрагентами можно прямо из системы с помощью интеграции QDoc с внешними сервисами электронного документооборота. Это позволяет контролировать каждый этап согласования, сократить затраты на доставку и отслеживать возврат документов.

Если нужно отправить контрагентам бумажные документы, QDoc поможет подготовить лист рассылки с перечнем получателей, конверты и список отправлений для предоставления на почте. Ответственному останется распечатать конверты, сформированные системой.

Подготовка организационно-распорядительных документов

Согласовать и подписать документы можно, отправив задачу по типовому маршруту. QDoc сам адресует задания конкретным исполнителям. Согласованный документ автоматически уйдет на подпись руководителю или его заместителю. Подготовить доверенность для подписания документов другим лицом можно также в системе.

Подписанный документ придет на ознакомление сотрудникам в виде задания. По регламентам компании сотрудник может ознакомиться с документом в электронном виде или под личную подпись в бумажном экземпляре.

Если ознакомиться с документом нужно большому количеству участников, и они работают в разных подразделениях, система поможет составить список сотрудников. Ответственному не придется тратить время на рутинную работу. Отследить ознакомление с документом можно по переписке в задаче или в специальном отчете.

Быстрый поиск и удобный контроль возврата документов

С помощью QDoc найти бумажный оригинал очень просто. Для этого в карточке документа архивист указывает сотрудника, который получил бумажный экземпляр.

Отследить получение документа от контрагента также не составит труда. Система сформирует задание на контроль возврата бумажного оригинала ответственному сотруднику. Когда работник выполнит задание, в карточке документа автоматически появится отметка о его возврате.